Teknologi informasi (TI) dan sistem informasi (SI) telah menjadi istilah “keren” dan populer saat ini. Namun, para pemilik usaha yang masih awam terhadap SI mungkin masih belum mengetahui bagaimana kegunaan SI dalam bisnis mereka. Tentu saja sistem informasi yang dimaksud dalam tulisan ini adalah sistem informasi berbasis komputer. Berikut beberapa fungsi yang bisa dilakukan dengan menggunakan sistem informasi dalam proses bisnis:

  1. Pemrosesan Transaksi

    Sebuah toko atau swalayan menjual ratusan jenis barang (item). Toko/swalayan tersebut melayani banyak pembeli tiap harinya sehingga jumlah transaksinya juga banyak. Bayangkan jika pemrosesan transaksi (perhitungan harga) dilakukan secara manual oleh penjual, tentu saja hal tersebut akan memakan waktu yang lama dan peluang terjadinya kesalahan juga cukup besar. Waktu pemrosesan transaksi yang lama dan kesalahan dalam perhitungan harga bisa membuat pelanggan lari ke pesaing.

    Contoh Point of Sales

    Contoh Point of Sales

    Kebanyakan toko dan swalayan saat ini telah memiliki mesin kasir untuk memproses transaksi penjualan. Mesin kasir tersebut umumnya terdiri dari barcode scanner untuk input barang, keyboard, CPU, monitor (ukurannya biasanya lebih kecil dibanding monitor komputer pada umumnya), printer untuk mencetak struk, dan juga perangkat lunak (software) untuk memproses transaksi. Daftar harga setiap barang telah tersimpan dalam basisdata dan dapat diperbarui (update) secara real-time. Perangkat lunak dalam mesin kasir telah diprogram untuk menerima input barcode dari barcode scanner atau kode barang dari keyboard lalu menentukan harga barang tersebut berdasarkan daftar harga pada basisdata. Selanjutnya, perangkat lunak tersebut akan mengalikan harga barang tersebut dengan jumlah pembeliannya dan kemudian akan menghitung total harga penjualan. Setelah pembeli melakukan pembayaran maka struk penjualan akan dicetak dengan printer.

    Sistem yang dideskripsikan tadi dikenal dengan istilah Point of Sales (POS). Penggunaan POS tentu saja akan mempercepat pemrosesan transaksi dan meminimalkan peluang terjadinya kesalahan dalam perhitungan harga. Selain transaksi penjualan, tentu saja masih banyak terdapat jenis transaksi yang dapat dimudahkan pemrosesannya dengan teknologi informasi seperti transaksi pembelian, pembayaran hutang, pemberian piutang, dan sebagainya.

  2. Pengawasan

    Masih menggunakan ilustrasi toko/swalayan di atas, penggunaan POS juga memungkinkan pemilik usaha untuk mengawasi kinerja pegawainya (terutama kasir). Pemilik usaha dapat mengetahui berapa jumlah uang dan barang yang seharusnya ada saat ini untuk dicocokkan dengan jumlah uang/barang sesungguhnya. Hal tersebut dapat dilakukan karena setiap transaksi yang diproses oleh POS akan tersimpan dalam basisdata. Demikian pula halnya dengan sistem informasi berbasis komputer selain POS, pengawasan dapat dilakukan karena setiap transaksi tersimpan dalam basisdata.

  3. Pengingat

    Sistem informasi berbasis komputer juga dapat digunakan untuk mengingatkan Anda terhadap tagihan yang harus dibayar besok atau jumlah piutang yang belum ditagih. Hal ini dapat dilakukan karena sistem akan menyimpan tagihan hutang atau piutang dalam basisdata dan akan melakukan pengecekan secara otomatis dan periodik apakah batas waktu tagihan sudah hampir terlewati atau belum. Keunggulan dari fungsi pengingat yang dimiliki oleh sistem informasi berbasis komputer adalah fungsi tersebut dijalankan secara otomatis tanpa pengguna harus mengecek sendiri.

  4. Penggalian Informasi

    Dengan disimpannya setiap transaksi dalam basisdata, maka kita dapat menggali informasi dari basisdata transaksi tersebut sesuai dengan kebutuhan kita. Baik laporan detail maupun laporan rekap penjualan harian dapat dihasilkan dari basisdata tersebut. Beberapa informasi lain yang sering dibutuhkan oleh pelaku usaha toko/swalayan adalah barang apa saja yang tingkat perputarannya tinggi, stok barang, jumlah hutang dan piutang, serta masih banyak lagi informasi menarik yang dapat diperoleh dari basisdata transaksi. Format laporan juga bisa disajikan dalam bentuk tabel, grafik, atau bahkan animasi. Informasi-informasi tersebut nantinya dapat digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan bisnis.

gambaran fungsi sistem informasi berbasis komputer untuk bisnis

gambaran fungsi sistem informasi berbasis komputer untuk bisnis

Keunggulan utama dari sistem informasi berbasis komputer adalah sifatnya yang online dan real-time. Laporan dapat dihasilkan langsung dari basisdata transaksi sehingga mencermikan kondisi terkini dari operasional bisnis. Semua transaksi juga tercatat dalam bentuk softcopy sehingga dapat ditelusuri secara mudah. Meskipun demikian penerapan sistem informasi berbasis komputer untuk bisnis bukannya tanpa resiko. Resiko-resiko tersebut akan saya bahas dalam tulisan saya selanjutnya.

Gambar POS diambil dari www.ystostore.com

Related posts:

  1. Tantangan Dalam Membangun Perangkat Lunak untuk Domain Bisnis